In Deutschland, so legen es Befragungen nach, gehören Besprechungen zum Alltag der meisten Büroangestellten. Acht Meetings pro Woche sei der Mittelwert und jede/r Angestellte verbringt so rund 6,3 Wochen pro Jahr in Meetings. Das summiert sich schätzungsweise auf bis zu 800 Milliarden Euro Kosten jährlich (vgl. dazu t3n). Und das Ergebnis: Zwei Drittel aller Meetings stellen sich als sinn- und vor allem ergebnislos heraus.
Warum Meetings so unproduktiv sind, ist einfach erklärt: Meetings sind eines der zentralen Führungswerkzeuge, mit denen ein Manager Ressourcen in Resultate überführen kann. Aber wie bei so vielen anderen Dingen auch in der Ausbildung von Managern wird an Hochschule nicht gelehrt, wie man Meetings als Führungsinstrument effektiv und effizient einsetzt.
Dies führt dazu, dass man schnell ein Meeting einberuft, was aber nicht mehr ist, als eine lockere Zusammenkunft, weil die zentralen Elemente nicht angewendet werden (vgl. dazu Becker, Thomas: Medienmanagement und öffentliche Kommunikation, 2014, Springer VS, S. 163ff.):
- Kein Meeting ohne klares Ziel – SMART definiert.
- Nur die Teilnehmer einladen, die zwingend erforderlich sind.
- Termin finden, an dem alle notwendigen Teilnehmer verfügbar sind.
- Das Meeting-Ziel in eine Agenda überführen. Regel: Jeder Agendapunkt behandelt eine Teilaufgabe, die zur Zielerreichung notwendig ist. Jeder Agendapunkt bekommt ein Zeitbudget zur Bearbeitung.
- Das Meeting leiten. Dazu gehört die vorheriger Zusendung der Agenda, die Festlegung des Meetingleiters (meeting owner) und die Einhaltung klarer Regeln: pünktlich, keine Nutzung von Telefon oder Computer und die Einhaltung der Zeitbudgets zum Beispiel.
- Jeden Agendapunkt in klare Maßnahmen überführen: Wer macht was bis wann?
- Die beschlossenen Maßnahmen in einem Ergebnisprotokoll (minutes of meeting) festhalten und kurzfristig – maximal 24 Stunden nach dem Meeting, den Teilnehmern zur Bearbeitung weiterleiten.
- Task Management: Bis hierhin hat das Meeting nur Geld gekostet. Jetzt geht es darum, dass das, was besprochen wurde, auch tatsächlich gemacht wird. Die definierten Ausgaben (tasks) müssen geplant und deren Umsetzung kontrolliert werden. That’s management, boy!
Das Ergebnis eines Meetings ist die Aufteilung einer umfassenden Aufgabe in einzelne Arbeitspakete. Diese werden im Protokoll in der Form „wer macht was bis wann“ festgehalten. Die Kosten für die Durchführung eines Meetings führen erst dann zu einem betriebswirtschaftlichen Resultat, wenn die im Meeting vorgenommene Aufteilung in konkrete Aufträge tatsächlich durchgeführt wird, d.h. konkret: ein Meeting ist ein Instrument, um Resultate zu erzeugen. Das Meeting selbst aber ist zunächst nur ein Kostenfaktor. Erst die Bearbeitung der im Meeting festgelegten Aufträge führt zu Produktivität.
Von Thomas Becker
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